Persondatapolitik for Det lille Teater,Gråsten
og
Accept af foto i reklame m.m.
Persondatapolitik for Det lille Teater,Gråsten 1.5.2018
Det lille Teaters dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Det lille Teater,Gråsten er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Formand Ole Gaul Nilum
Adresse: ladegaardskov 14 6300 Gråsten
CVR: 29 58 37 65
Telefonnr.: 74 65 37 67
Mail: nilum@bbsyd.dk
Website: www.lilleteater.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
- Medlemsoplysninger:
- Almindelige personoplysninger:
- Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelses dato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
- Oplysninger om ledere og trænere:
- Almindelige personoplysninger:
Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og- e-mailadresse
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer
- Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige oplysninger ved. indhentelse af børneattester og skatteoplysninger i forbindelse med udbetaling af løn
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
- At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
- Behandling efter lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
- Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Administration af din relation til os
- Formål med behandling af oplysninger på ledere og trænere:
- Håndtering af trænernes og ledernes hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:[1]
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer og aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til DATS, Sønderjydsk Forsøgsscene og kommunen. Da foreningen er medlem af disse foreninger kan der ske videregivelse af oplysninger til disse, for at modtage information og kursustilbud fra disse foreninger.
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
Videregivelse af dine personoplysninger
I forbindelse med aktiviteter kan der forekomme videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante organisationer.
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder eller træner eller som lønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlems oplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Ulønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter dit virke er ophørt
Lønnede ledere og trænere:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
- Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
- Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Accept af foto i reklame m.m.
ACCEPT OG ERKLÆRING TIL DET LILLE TEATER, GRÅSTEN.
Ved. Offentliggørelse af fotos på Det lille Teaters hjemmeside, på sociale medier, annoncer og reklamer for teatret.
Det lille Teater ønsker ikke at offentliggøre fotos af enkeltpersoner mod deres vilje. Når fotos offentliggøres af DlT. vil dette ikke blive gjort ukritisk, men derimod med omtanke og hensyntagen til de personer, der gengives på fotos.
Derfor søger vi en accept på offentliggørelse af fotos fra dig selv, eller fra én af dine forældre.
Er du under 18 år, skal vi have accept fra én af dine forældre.
Som en del af vores teaterforening (DlT.), hvor vi såvel i teaterhuset som på eksterne scener, tager fotos af forestillinger, øve-situationer og andre sammenkomster, har vi brug for din accept af, at vi må offentliggøre fotos, som beskrevet, hvor du eller dit barn er med på.
Jeg erklærer hermed, at jeg er indforstået med, at der må tages fotos af mig/ham/hende /mit barn, og at disse billeder må bruges som beskrevet.
1 Undertegnede, som er 18 år +
Dit navn :(BLOKBOGSTAVER)_______________________________________________
Din underskrift + dato: ___________________________________________________________
2. Jeg, med min underskrift nedenfor, giver accept for mit barn (under 18 år)
Skriv dit barns navn: (BLOKBOGSTAVER) ______________________________________________________
Dit navn: (BLOKBOGSTAVER)_______________________________________________
Din underskrift + dato: ___________________________________________________________
Tak for din erklæring og accept for dig selv, eller for dit barn under 18 år vedr. offentliggørelse af fotos af dig selv, eller af dit barn. Denne erklæring er gældende for dig, eller for dit barn, indtil du vælger, at den ikke skal gælde længere. Hvis den ikke skal gælde længere bedes du kontakte den til enhver tid siddende formand for Det lille Teater, Gråsten.
Med venlig hilsen
Det lille Teater,Gråten
Ladegaardskov 14 6300 Gråsten